Aide pour MyGym - Administrateurs : Comment faire ?

A quoi sert la partie administration ?

La plateforme est accessible sous deux points de vue distincts : la partie frontale et la partie administration.

La partie frontale, c’est le site Internet que tous vos membres voient. C’est ce que consulte les utilisateurs du site.

La partie administration, aussi nommée « backend » ou interface d’administration, est réservée aux « administrateurs » de la plateforme MyGym. Elle est accessible via le bouton Admin que l’on trouve en haut de chaque page du site. Le backend, présente de façon assez brute les données qui alimentent votre site web. Vous avez ici une vue partielle de la base de données qui permet de gérer votre plateforme MyGym.

Les manipulations courantes de création ou modification de contenu sont en principe directement accessibles via la partie frontale. En revanche, certaines manipulations plus rares ne sont accessibles que par la partie administrative. Ceci pour ne pas polluer inutilement les menus de la partie frontale. Par exemple, la création d’une compétition se fait généralement via la partie frontale, alors que changer le rôle d’un membre de gymnaste en moniteur n’est accessible que par l’interface d’administration. D’une façon générale, si vous devez supprimer quelque chose, vous devrez recourir à l’interface d’administration.

La partie frontale étant conçue pour des utilisateurs ne connaissant rien aux arcanes de l’administration de la plateforme MyGym, elle encadre mieux les activités de saisie et modification de contenu. Pour cette raison, il est recommandé de vous servir tant que possible de la partie frontale pour administrer le contenu de votre site.

Mise en garde concernant l’usage de l’interface d’administration

L’interface d’administration vous donne plus de libertés en vous confiant plus de responsabilités. Cela implique qu’elle peut même vous permettre de supprimer des données potentiellement importantes ! Attention, il est rare de vouloir détruire des choses, ceci afin de préserver l'historique de vos données. Par exemple :

  • on désactive les membres au lieu de les supprimer quand ils démissionnent : ainsi on conserve l’historique des inscriptions aux événement passés
  • on masque les étiquettes qui ne sont plus utiles : ainsi les événements, notifications, membres, etc. qui utilisent ces étiquettes restent intacts

N’utilisez la partie administrative que si c’est indispensable, c’est à dire lorsque la partie frontale ne fournit pas d’outil pour modifier vos données.

Les boutons dans la partie frontale on deux couleurs distinctes : et . Ces couleur permettent de distinguer ce que voient les utilisateurs du site sans aucun droit d’administration de ce que voit un administrateur de la plateforme. Ainsi, chaque bouton de couleur permet de réaliser, via la partie frontale, une action qui requiert en fait certains privilèges d’administration.

Utilisation des notifications

L’utilisation de MyGym simplifie les échanges d’informations grâce à un système de notifications. Une notification est un message que vous pouvez poster sur le site web de votre application MyGym. Ce message pourra ensuite être facilement transmis par courriel à certains de vos membres. Ainsi vous ne tapez plus aucune adresse courriel à la main. De même, les listes de diffusion par rôle (gymnaste, moniteur ou juge) sont gérées automatiquement. Le système de filtre par statut d’inscription facilite grandement la gestion des relances pour les personnes non inscrites. Tout cela et bien plus encore est montré dans la vidéo ci-dessous.

Pourquoi utiliser des notifications ?

Différents facteurs compliquent la gestion de la communication des informations liées à l’activité d’un club sportif, et cela même si on peut facilement transmettre la plupart des informations par courriel et/ou messages instantanés (SMS, WhatsApp ou similaires) :

  • il y a toujours des membres dont l’adresse électronique (ou numéro de téléphone) n’est pas à jour ;

  • il y a toujours un membre qui vous aura envoyé un SMS ou vous aura interpellé à la fin d’un entraînement pour vous signaler un changement d’adresse électronique que vous aurez oubliée de mettre à jour ;

  • il est facile d’oublier de retirer un membre démissionnaire des destinataires lors de l’envoi d’une relance ;

  • il y a toujours des membres qui n’ont momentanément plus accès à leur boîte de messagerie électronique ;

  • il y a toujours quelques courriels qui sont faussement détectés comme pourriels (spams) chez certains destinataires ;

  • la gestion des différentes listes de diffusions (gymnastes, moniteurs, juges, etc.) est fastidieuse : les adresses changent, les parents souhaitent des copies des courriels envoyés à leurs enfants, etc.

  • il n’est pas pratique pour les membres de retrouver les informations, car les courriels ne sont pas classés par thème (championnat A, concours B, sortie annuelle du club, etc.)

  • une fois envoyées, les informations d’ordre général (horaire des entraînements ou autres) ne sont pas directement disponibles pour les membres qui rejoignent le club après l’envoi. Au fil des mois, avec les nouveaux arrivés et les démissionnaires, il devient toujours plus difficile de retrouver précisément qui a eu quels messages/informations ;

  • la gestion des relances pour les inscriptions à des compétitions, cours ou camps est difficile car elle nécessite de traquer manuellement les réponses des membres ;

  • lorsque vous communiquez plusieurs fois à propos du même thème, les membres se retrouvent avec une multitude de messages pouvant contenir des informations contradictoires, par exemple en cas de changement d’horaire ou de lieu pour une séance.

L’utilisation d’une application web telle que MyGym permet de minimiser l’impact des facteurs mentionnés précédemment grâce à une gestion en ligne des membres et un système de notifications.

Naturellement, pour que vos membres acquièrent le réflexe de consulter l’interface web pour prendre connaissance des dernières nouvelles au sein de votre club, il faut que l’essentiel des communications passent par ce biais. S’il est incomplet en raison d’envois d’informations par d’autres canaux, les membres risquent d’ignorer votre plateforme MyGym et vous n’aurez résolu aucun des problèmes mentionnés précédemment !

Créer et éditer une notification

MyGym permet de créer des notifications pour vos membres. Elles sont consultables sur votre plateforme et peuvent être envoyées sous forme de courriels. Ces notifications peuvent être personnalisées pour chaque membre destinataire ou au contraire identiques pour tous.

La création d’une nouvelle notification peut se faire par la page Mes notifications, via les boutons Ajouter une notification généraleou Ajouter une notification pour un événement . Il est aussi possible d’ajouter une notification propre à un événement via la page de détail de l’événement en question et son bouton .

L’édition d’une notification peut se faire via l’icône qui se trouve à gauche dans son entête.

En marge du titre et du message de la notification, des filtres de distribution sont proposés. Il existe un filtre pour le rôle des membres qui doivent voir le message sur le site et le recevoir par courriel lors de son envoi. Un filtre sur le statut d’inscription est également proposé. Finalement, vous pouvez également filtrer la distribution du message contenu dans votre notification à l'aide d'étiquettes. Notez que la liste des étiquettes disponibles pour filtrer les destinataires se limite aux étiquettes de classification des membres et, si la notification est associée à un événement, aux seules étiquettes associées à ce dernier.

Une option de découpage de l’envoi du message permet d’indiquer si l’envoi doit être découpé en messages individuels, avec un message par destinataire. Si cette option est désactivée, un seul message est envoyé, mais à tous les destinataires en même temps. Le fait d’activer le découpage permet de personnaliser le contenu du message, comme expliqué dans le chapitre ci-dessous. Cela permet également d’insérer des liens (vers certaines pages du site) qui prennent automatiquement en charge la connexion à MyGym pour le destinataire du message.

Filtrer les destinataires pour vos messages

Suivre les destinataires au fil du temps

Composition d’un message dynamique

La vidéo ci-dessous donne une bref aperçu des possibilités de création de messages personnalisés, c’est-à-dire des messages dont le contenu est dynamique et peut s’adapter à son destinataire, à l’événement auquel il est associé ou encore à son expéditeur.

Exemple d’utilisation d’un message dynamique pour inviter les membres à s’inscrire à un événement

S’il est possible de laisser MyGym créer des invitations à s’inscrire aux événements que vous proposez, il est aussi possible de créer le message d’invitation soi-même. L’essentiel est de s’assurer que votre message contiendra un lien que chaque membre n’aura qu’à cliquer pour accéder à son propre formulaire d’inscription en ligne.

Le lien d’inscription personnalisé se génère simplement en insérant la balise {%make_registration_link_for_recipient%} dans votre message. Le rendu de cette balise peut être personnalisé pour afficher le texte de votre choix à l’aide d’un argument :

Cette balise :
affichera un lien qui ressemble à ceci :
{%make_registration_link_for_recipient "Merci de t’inscrire maintenant !"%}
Même si le texte du lien ne varie pas dans le l’exemple ci-dessus, le lien pointé pour accéder au formulaire d’inscription est différent pour chaque destinataire. C’est le rôle de la balise {%make_registration_link_for_recipient%} de générer pour vous un lien approprié pour chaque courriel envoyé.
Un message plus complet pourrait ressembler à l’exemple ci-dessous. Les balises ont été mises en gras pour les mettre en évidence. D’autres balises sont utilisées pour injecter simplement du contenu contextuel et nous éviter d’écrire explicitement les choses :
Le rendu final de ce message ressemblera à ceci :

Salut {{recipient.first_name}},

Les inscriptions pour la compétition ci-dessous sont ouvertes :

Compétition : {%make_event_link_for_recipient event.title%}
Date et heure : {{event.start_to_end_display}}
Lieu : {{event.location_and_venue}}
Date limite d’inscription : {{event.registration_deadline}}

{%make_registration_link_for_recipient 'Merci de t’inscrire maintenant !'%}

Salut ,

Les inscriptions pour la compétition ci-dessous sont ouvertes :

Compétition : Représentation gymnique de la Gym-Sport Porrentruy 2017
Date et heure : 4 mars 2017 de 09:00 à 23:00
Lieu : Porrentruy, salle de l'Inter
Date limite d’inscription : 18 novembre 2016

Merci de t’inscrire maintenant !

Toutes les variables entre double accolades sont remplacées par leur contenu effectif qui varie en fonction du contexte. Par exemple {{recipient.first_name}} et {{event.start_to_end_display}} ont été remplacés par le prénom du destinataire, respectivement un affichage des heures de début et de fin de l’événement.
Afin de faciliter la saisie, il existe un modèle pour insérer une liste à puce avec les détails de l'événement :
Les détails de l'événement sont affichés comme ceci :
{%include 'event_details.html'%}

En pratique, il est recommandé de laisser MyGym créer pour vous le message d’invitation à s’inscrire.

Utilisation des balises pour la composition d’un message dynamique

Le contenu de la notification peut contenir des balises supportées par le langage du système de gabarits de Django. Ces balises permettent de rendre le contenu dynamique en insérant, par exemple, le nom du destinataire dans le message avec :

Bonjour {{recipient.first_name}} {{recipient.last_name}} ! ⇒ Bonjour  !
Salut {{recipient.first_name}}, ⇒ Salut ,

Voici un exemple plus sophistiqué qui utilise plusieurs variables et balises du système de gabarits :

Salut {{recipient.first_name}},

Les inscriptions pour la compétition ci-dessous sont ouvertes :

Compétition : {%make_event_link_for_recipient event.title%}
Date et heure : {{event.start_to_end_display}}
Lieu : {{event.location_and_venue}}
Date limite d’inscription : {{event.registration_deadline}}

Pour t’inscrire ou indiquer que tu ne participeras pas, il te suffit de cliquer {%make_registration_link_for_recipient 'sur ce lien'%} et de remplir le formulaire qui s’affichera. Tu peux à tout moment consulter {%make_profile_link_for_recipient 'ton profil de membre en ligne'%} pour vérifier la liste de tes inscriptions.

Cette notification est issue de l’application {%make_home_link_for_recipient 'MyGym'%}. Clique {%make_notification_link_for_recipient 'ici'%} pour voir la version en ligne de cette notification.

Notez que la variable event utilisée ci-dessus n'est disponible que si la notification est liée à un événement. De la même manière, la variable recipient est uniquement disponible lorsque l'envoi de la notification est découpé en un message par destinataire.

Il est possible d'utiliser la variable event et ses attributs au sein du titre de la notification :

Rappel pour : {{event.name}}, {{event.location_and_venue}}, {{event.start_date}} ! ⇒ Rappel pour : Représentation gymnique de la Gym-Sport Porrentruy, Porrentruy, salle de l'Inter, 4 mars 2017

Le nom des variables et de leurs propriétés est indépendant de la langue actuellement utilisée pour afficher le site web. Ces noms sont toujours en anglais.

La liste suivante montre quelques variables utiles pour ajouter du contenu dynamique à votre message :

  • Notification
    • notification.title Invitation à s'inscrire à une production - Représentation gymnique de la Gym-Sport Porrentruy, 2017
    • notification.created 14 novembre 2016 14:45
    • notification.last_updated 11 mai 2018 22:49
    • notification.split_sending_to_individual_recipient True
    • notification.last_sent_by None
    • notification.last_edited_by None
    • notification.last_sent_date None
    • notification.sent_count 1
  • Événement pour une notification qui est liée à un événement
    • event.name Représentation gymnique de la Gym-Sport Porrentruy
    • event.name_and_date Représentation gymnique de la Gym-Sport Porrentruy - 4 mars 2017
    • event.name_and_year Représentation gymnique de la Gym-Sport Porrentruy 2017
    • event.title Représentation gymnique de la Gym-Sport Porrentruy 2017
    • event.location_and_venue Porrentruy, salle de l'Inter
    • event.start 4 mars 2017 09:00
    • event.start_date 4 mars 2017
    • event.end 4 mars 2017 23:00
    • event.start_to_end_display 4 mars 2017 de 09:00 à 23:00
    • event.location Porrentruy
    • event.venue salle de l'Inter
    • event.location_and_venue Porrentruy, salle de l'Inter
    • event.organizer Gym-Sport Porrentruy
    • event.status 1
    • event.get_status_display confirmé
    • event.registration_deadline 18 novembre 2016
    • event.tags.all <TagQuerySet []>
    • event.type production
  • Destinataire pour l'envoi individuel
    • recipient Fiona Baour
    • cc_to []
    • recipient.first_name Fiona
    • recipient.last_name Baour
    • recipient.username fiona.baour
    • recipient.age 14
    • recipient.birthdate 21 février 2005
    • recipient.birth_year 2 005
    • recipient.email aline.baour@gmail.com
    • recipient.gender 2
    • recipient.get_gender_display fille
    • recipient.address.locality.name Fontenais
    • recipient.address.locality 2902 Fontenais, Jura, Suisse
    • recipient.address 860 La Côte, Fontenais, Jura 2902, Suisse
    • recipient.roles.all <QuerySet [<MemberRole: gymnaste>]>
    • recipient.tags.all <TagQuerySet [<Tag: Groupe sportif ‣ gymnastique aux agrès>]>
    • recipient.date_joined 6 novembre 2016 21:22
    • recipient.resignation_date None
  • Inscription du destinataire pour l'envoi individuel (nécessite une itération explicite des inscriptions du destinataire, voir la documentation ci-dessous)
    • registration.role
    • registration.comment
    • registration.availabilities.all
    • registration.get_availabilities_description
    • registration.options.all
  • Destinataires pour l'envoi groupé
    • recipients
    • cc_to []
    • bcc_to
  • Utilisateur connecté
    • user.username john.doe
    • user.first_name John
    • user.last_name Doe
    • user.email john.doe@fake.mygym-web.ch
    • user.date_joined
  • Divers
    • EVENT_STATUS EVENT_STATUS(to_confirm=0, confirmed=1, cancelled=2)
    • FILE_DATA_TYPE FILE_DATA_TYPE(undefined=0, text=1, word_processor=2, spreadsheets=3, pdf=4, vector_graphics=5, image=6, audio=7, video=8, archive=9)
    • GENDER GENDER(undefined=0, male=1, female=2)
    • MEMBER_ROLE MEMBER_ROLE(gymnast=1, coach=2, judge=3, admin=4, passive=5, external=6)
  • Configuration de MyGym
    • CLUB_NAME GS Porrentruy
    • SITE_MEMBER_COUNT
    • SITE_FILE_COUNT
    • SITE_TOTAL_FILE_SIZE
    • MAX_MEMBER_COUNT
    • MYGYM_SUBSCRIPTION_END
    • DOCUMENTS_MANAGEMENT_SUBSCRIPTION_END
    • DOCUMENTS_QUOTA
    • DOCUMENTS_MAX_FILE_COUNT
    • DOCUMENTS_MAX_FILE_SIZE

Voir la documentation de Django pour plus de détails au sujet de la syntaxe et des balises disponibles.

Les caractères < et > étant des caractère réservés du langage HTML, ils sont systématiquement échappés si vous les saisissez dans votre message. Cela rend impossible de faire certaines comparaisons arithmétiques dans les balises {% if %}. Pour contourner ce problème, vous pouvez utiliser une version littérale de ces opérateurs:

  • -lt <
  • -lte <=
  • -gt >
  • -gte >=

Lorsque la notification est liée à un événement et est adressée individuellement à chaque destinataire, il est possible de parcourir les inscriptions du destinataire à cet événement :

{%get_recipient_registrations%}
{%get_recipient_registrations as recipient_registrations%}
{%for registration in recipient_registrations%}
    Rôle : {{registration.role}}
    Commentaire : {{registration.comment}}
    Disponibilités : {{registration.get_availabilities_description}}
{%endfor%}

Il est possible de tester la présence d'une étiquette pour un événement, un destinataire ou une inscription :

{{recipient|has_tag:<nom ou ID>}}
{{event|has_tag:<nom ou ID>}}
{{registration|has_tag:<nom ou ID>}}
{{recipient|has_tag:1}} ⇒ None
{{recipient|has_tag:"joueur d'échec"}} ⇒ None
{{event|has_tag:1}} ⇒ False
{{event|has_tag:"joueur d'échec"}} ⇒ False
{{registration|has_tag:1}} ⇒ None

Les sections suivantes présentent les balises qui sont disponibles en plus de celles fournies par Django.

Personnaliser le texte des liens

La quasi-totalité des balises présentées ci-dessous acceptent un paramètre optionnel qui indique le texte personnalisé utilisé pour le lien. Cela est vrai pour toutes les balises nommées en 'make_..._link...'

Exemple :

{%make_home_link%}page d'accueil de MyGym
{%make_home_link "mon lien vers MyGym"%}mon lien vers MyGym

Voici une liste de balises qui permettent d'insérer des liens avec une connexion automatique au site pour le destinataire de ces liens. Ces balises ne sont disponibles que lorsque vous utilisez une notification avec envoi séparé pour chaque destinataire, car chaque lien est unique pour permettre d'identifier le membre sur le site.

{%make_home_link_for_recipient%}page d'accueil de MyGym
{%make_profile_link_for_recipient%} ⇒ [ L'URL d'auto-connexion n'est pas disponible sans une instance de membre ! ]
{%make_profile_registrations_link_for_recipient%} ⇒ [ L'URL d'auto-connexion n'est pas disponible sans une instance de membre ! ]
{%make_profile_belongings_link_for_recipient%} ⇒ [ L'URL d'auto-connexion n'est pas disponible sans une instance de membre ! ]
{%make_profile_settings_link_for_recipient%} ⇒ [ L'URL d'auto-connexion n'est pas disponible sans une instance de membre ! ]
{%make_agenda_link_for_recipient%}Agenda MyGym
{%make_event_link_for_recipient%}événement
{%make_registration_link_for_recipient%}inscription
{%make_notification_link_for_recipient%}notification
{%make_gymnasts_contact_list_link_for_recipient%}gymnastes
{%make_coaches_contact_list_link_for_recipient%}moniteurs

Voici des variantes de la plupart des balises de la liste ci-dessus qui ne fournissent pas de connexion automatique. En conséquence, ces balises ne nécessitent pas que la notification soit envoyée séparément à chaque destinataire. L'inconvénient est que le destinataire doit se connecter au site avec son nom d’utilisateur et son mot de passe pour pouvoir consulter la page pointée par le lien.

{%make_home_link%}page d'accueil de MyGym
{%make_profile_link%} ⇒ [ L'URL d'auto-connexion n'est pas disponible sans une instance de membre ! ]
{%make_profile_registrations_link%} ⇒ [ L'URL d'auto-connexion n'est pas disponible sans une instance de membre ! ]
{%make_profile_belongings_link%} ⇒ [ L'URL d'auto-connexion n'est pas disponible sans une instance de membre ! ]
{%make_profile_settings_link%} ⇒ [ L'URL d'auto-connexion n'est pas disponible sans une instance de membre ! ]
{%make_agenda_link%}Agenda MyGym
{%make_event_link%}événement
{%make_notification_link%}notification
{%make_attachment_link%} ⇒ [ L'URL de pièce jointe n'est pas disponible sans pièce jointe ! ]
{%make_coaches_contact_list_link%}moniteurs
{%make_gymnasts_contact_list_link%}gymnastes

Les balises suivantes permettent de créer des liens qui filtrent un ensemble de documents ou permettent le téléchargement direct d'un document. Aucune de ces balises ne fournit de connexion automatique.

{%make_download_link revision=1%} ⇒ [ L'ID de révision donné n'existe pas ! ]
{%make_download_link document=3%} ⇒ [ L'ID de document donné n'existe pas ! ]
{%make_download_link revision=1%}Pièces jointes
{%make_download_link folder=1 recursive=True%}Pièces jointes
{%make_download_link "download link" revision=1%} ⇒ [ L'ID de révision donné n'existe pas ! ]
{%make_documents_filter_link folder=1%}Pièces jointes
{%make_documents_filter_link "consulter les documents du dossier" folder=1%}consulter les documents du dossier
{%make_documents_filter_link document=1%} ⇒ [ L'ID de document donné n'existe pas ! ]
{%make_documents_filter_link folder=2 document=3%} ⇒ [ L'ID de document donné n'existe pas ! ]
{%make_documents_filter_link folder=2 data_type=FILE_DATA_TYPE.video%}2016 (vidéo)
{%make_documents_preview_link revision=1%} ⇒ [ L'ID de révision donné n'existe pas ! ]
{%make_documents_preview_link document=3%} ⇒ [ L'ID de document donné n'existe pas ! ]
{%make_documents_preview_link folder=2%}2016

Chacune des balises ci-dessus a son équivalent qui fournit une connexion automatique au destinataire du message :

{%make_download_link_for_recipient revision=1%} ⇒ [ L'ID de révision donné n'existe pas ! ]
{%make_download_link_for_recipient document=3%} ⇒ [ L'ID de document donné n'existe pas ! ]
{%make_download_link_for_recipient revision=1%}Pièces jointes
{%make_download_link_for_recipient folder=1 recursive=True%}Pièces jointes
{%make_download_link_for_recipient "download link" revision=1%} ⇒ [ L'ID de révision donné n'existe pas ! ]
{%make_documents_filter_link_for_recipient folder=1%}Pièces jointes
{%make_documents_filter_link_for_recipient "consulter les documents du dossier" folder=1%}consulter les documents du dossier
{%make_documents_filter_link_for_recipient document=1%} ⇒ [ L'ID de document donné n'existe pas ! ]
{%make_documents_filter_link_for_recipient folder=2 document=3%} ⇒ [ L'ID de document donné n'existe pas ! ]
{%make_documents_filter_link_for_recipient folder=2 data_type=FILE_DATA_TYPE.video%}2016 (vidéo)
{%make_documents_preview_link_for_recipient revision=1%} ⇒ [ L'ID de révision donné n'existe pas ! ]
{%make_documents_preview_link_for_recipient document=3%} ⇒ [ L'ID de document donné n'existe pas ! ]
{%make_documents_preview_link_for_recipient folder=2%}2016

Voici quelques balises qui facilitent l'insertion de liens vers la documentation :

{%make_about_mygym_link%}à propos de MyGym
{%make_terms_of_use_link%}conditions d'utilisation
{%make_privacy_policy_link%}politique de confidentialité
{%make_username_and_password_doc_link%}choisir un nom d'utilisateur et un mot de passe
{%make_configure_profile_settings_doc_link%}configurer mes préférences
{%make_configure_agenda_doc_link%}configurer mon agenda

Il est possible d'insérer une signature dynamique au lieu d'écrire son nom complet. De cette façon, on évite de devoir modifier la signature à chaque fois que quelqu'un édite le message. Surtout, on est quitte d'oublier de la mettre à jour.

{%signature%}
{%signature%} ⇒ MyGym - GS Porrentruy

Il est possible d'insérer des liens d'accès rapide pratiques pour le lecteur de la notification :

{%quick_links%}

Afin de réduire la saisie, il existe les modèles suivants que vous pouvez insérer dans vos messages :

Inclure une liste à puces avec les détails de l'événement :

{%include 'event_details.html'%}

Supprimer explicitement l'échéance d'inscription de la liste des détails :

{%include 'event_details.html' with no_registration_detail=True%}

Incluez un pied de page centré composé d'un séparateur horizontal et des liens d'accès rapides (voir la balise quick_links ci-dessus) :

{%include 'message_footer.html'%}

L'exemple suivant combine certaines des balises mentionnées ci-dessus et peut être utilisé pour ajouter des liens supplémentaires permettant un accès rapide au site internet pour le lecteur de la version courriel, de la même façon qu'avec l'emploi de {% quick_links %}. Nous testons la valeur de l'indicateur notification.split_sending_to_individual_recipient afin de déterminer s'il est possible de fournir des liens intégrant une connexion automatique. Sinon, nous utilisons des liens simples qui nécessitent que le destinataire se connecte manuellement. Il s'agit d'une illustration de l'usage des balises {% if %}, {% else %} et {% endif %} fournies par Django.

{%if notification.split_sending_to_individual_recipient %}{%make_notification_link_for_recipient 'version en ligne'%} {%if notification.event %}| {%make_event_link_for_recipient%} {%endif%}| {%make_profile_link_for_recipient%}{%else%}{%make_notification_link 'version en ligne'%} {%if notification.event %}| {%make_event_link%} {%endif%}{% endif %}

version en ligne | événement | [ L'URL d'auto-connexion n'est pas disponible sans une instance de membre ! ]

Voici un autre exemple qui affiche un message seulement si le gymnaste a moins de 18 ans :

{%if recipient.age is None or recipient.age -lt 18 %}{%if recipient.age is None%}Si{%else%}Dans la mesure où{%endif%} tu es mineur{% if recipient.gender == GENDER.female %}e{% endif %} nous te remercions de demander à tes parents de nous confirmer ta participation.{% endif %}

Utilisation de l’aperçu

Lors de l’édition d’une notification, soit après son premier enregistrement, un aperçu du contenu du message est proposé. Cet aperçu n’est mis à jour qu’après chaque enregistrement, il n’y a pas d’aperçu dynamique en cours de rédaction du message.

L’aperçu des notifications est principalement utile lorsque vous composez un message dynamique et en particulier quand il est personnalisé pour chaque destinataire (notification avec option découper l’envoi). Il est ainsi possible de vérifier que le rendu personnalisé donne bien le résultat attendu.

Dans le cas d’un aperçu personnalisé, une liste des destinataires possibles, basée sur les filtres d’expédition courants (rôle et statut d’inscription) et les membres ayant déjà reçu le message, est proposée et permet donc de choisir l’utilisateur pour lequel on souhaite vérifier le contenu du message.

Pour des raisons de sécurité, en fonction des droits de la personne qui consulte l’aperçu et de ceux du destinataire du message montré dans l’aperçu, les éventuels liens avec connexion automatique au site sont modifiés. Ceci pour éviter toute escalade des droits de l’utilisateur qui consulte l’aperçu.

Envoi d’une notification

Chaque notification propose plusieurs boutons d’envoi. Leur nombre varie en fonction du contexte.

Le message est envoyé à tous les membres qui correspondent aux filtres (statut d’inscription, rôles, étiquettes). Il s’agit du premier envoi de cette notification.
Le message est envoyé à tous les membres qui correspondent aux filtres (statut d’inscription, rôles, étiquettes), même s'ils l'ont déjà reçu. Les membres qui ont déjà reçu le message, s'ils correspondent toujours aux filtres de la notification, le reçoivent une nouvelle fois. Il s’agit alors d’un rappel (ou relance). Il s’agit d’un nouvel envoi d’une notification qui a déjà été envoyée par le passé.
Le message est envoyé uniquement aux nouveaux membres qui correspondent aux filtres (statut d’inscription, rôles, étiquettes). Il ne s’agit pas du premier envoi de cette notification, mais ce nouvel envoi s’adresse aux seules personnes qui n’ont pas encore reçu le message (après un changement des filtres, l’arrivée de nouveaux membres ou la saisie d'adresses électroniques manquantes pour certains membres).
Envoyer à des membres... Le message n’est pas directement envoyé, vous êtes redirigé sur une page qui permet de sélectionner individuellement chaque destinataire parmi les membres. Une option pour autoriser ou non les relances est alors disponible.

À l’exception du dernier, tous ces boutons offrent une info-bulle qui indique à qui sera envoyé - ou ré-envoyé selon les cas - le message.

Il est aussi possible d’envoyer des notifications indirectement à partir de la page des Membres, via le bouton Envoyer une notification à des membres.

Vérification orthographique pour la rédaction des messages

Activer ou désactiver la vérification orthographique

La correction orthographique de votre navigateur web est automatiquement activée lorsque vous rédigez le message de vos notifications.

Si vous souhaitez désactiver la vérification orthographique, dans la zone de saisie du message, pressez la touche Ctrl (ou Meta sous Mac) avant et pendant le clic droit de la souris pour atteindre le menu contextuel natif de votre navigateur. Dans le menu qui s’ouvre sous votre curseur une entrée nommée Vérifier l’orthographe (ou Orthographe et grammaire ou similaire selon le navigateur que vous utilisez) s’affiche. Elle vous permet de commuter la correction orthographique automatique.

Attention, dans la zone de saisie de votre message, le menu contextuel qui s’affiche par défaut (sur un simple clic droit) est celui de l’éditeur de texte dans lequel vous rédigez votre message. Vous devez donc presser la touche Ctrl (ou Meta sous Mac) pour afficher le menu contextuel de votre navigateur web et accéder entre autres aux options de corrections orthographiques.

Gestion des balises propres à MyGym (éviter les faux positifs du correcteur orthographique)

Dictionnaire personnalisé sous Firefox

Si vous utilisez le navigateur Firefox, un module complémentaire est mis à votre disposition pour installer un dictionnaire pour le français qui inclut les principales balises qui permettent la rédaction de messages dynamiques.

Pour installer ce module, allez dans le menu Outils → Modules complémentaires, ou pressez les touches Ctrl + Maj + A. Dans la zone de recherche tout en haut à droite, tapez « MyGym ». Un module nommé « Dictionnaire français pour MyGym » devrait vous être proposé. Cliquez sur le bouton + Ajouter à Firefox, puis à nouveau sur Ajouter dans la fenêtre qui s’affiche une fois le téléchargement du module achevé.

C’est prêt, vous avez maintenant un correcteur orthographique qui ne souligne plus en rouge toutes les balises que vous utilisez pour écrire vos modèles de message dans MyGym.

Correcteur orthographique multi-langues dans Chrome (ou Chromium)

Si vous utilisez le navigateur Chrome, vous pouvez combiner plusieurs correcteurs orthographiques. Pour cela, pressez la touche Ctrl (ou Meta sous Mac) avant et pendant le clic droit de la souris pour atteindre le menu contextuel natif de votre navigateur. Dans le menu qui s’ouvre, allez dans l’entrée Vérification orthographique et dans la liste sélectionnez Paramètres linguistiques. Dans les options linguistiques, déroulez le menu de la section Langues → Langue et assurez-vous que :

  1. la langue française est disponible, sinon utilisez le bouton ajouter une langue pour l’ajouter
  2. la langue anglaise est disponible, sinon utilisez le bouton ajouter une langue pour l’ajouter

Déroulez ensuite la sous-section Correcteur orthographique et activez le français et l’anglais.

Cette astuce du double correcteur orthographique ne vous signalera pas si cous utilisez une orthographe anglophone pour un terme français (p. ex. connection au lieu de connexion), mais il évite que toutes les balises que vous utilisez pour écrire vos modèles de message dans MyGym soient soulignées en rouge.

Correcteur orthographique multi-langues dans Safari

La vérification orthographique et grammaticale de Safari est liée aux options de langue du système (Mac OS X ou iOS). Pour vous assurer que vous ayez la correction automatique d’orthographe et grammaire pour le français et l’anglais procédez comme suit :

  • Allez dans les options de langue via le menu Préférences Système... → Langue et région
  • Assurez vous que vous avez bien les langues française et anglaise dans la liste des Langues préférées affichée
  • Depuis la page de préférences actuelle, allez dans Préférences Clavier… → Texte
    • Vérifiez que l’option Corriger l’orthographe automatiquement est activée
    • Ouvrez la liste déroulante Orthographe et sélectionner Configurer...
    • Dans la fenêtre ouverte vérifiez que vous avez bien les langues française et anglaise dans la liste des langues prises en charge pour la correction orthographique
    • Fermez la fenêtre de configuration et assurez-vous que c’est bien l’entrée de détection Automatique par langue qui est activée dans la liste déroulante Orthographe
Autres navigateurs

Pas de solution spécifique proposée. Veuillez vous référer à la documentation de votre navigateur. Vous pouvez installer et utiliser les navigateurs Firefox, Chrome, (ou Chromium) qui sont portables sur n’importe quel système d’exploitation et n’importe quel périphérique (tablette, PC, smartphone).

Gestion des inscriptions

Démonstration du processus de gestion des inscriptions en ligne

L’inscription des gymnastes aux concours et autres manifestations proposées tout au long de l’année est souvent une tâche fastidieuse et délicate. L’application MyGym fournit des outils pour simplifier ce travail. La vidéo qui suit illustre ces différents outils et la manière de les utiliser.

Autoriser les inscriptions pour un événement

Tous les types d’événement peuvent accepter des inscriptions de la part de membres ayant des rôles précis. Le menu des événements donne un aperçu des rôles acceptés pour l’inscription à chaque type d’événement. Par exemple : peuvent s’inscrire à un événement de type compétition les gymnastes, les moniteurs et les juges. La section Configurer la gestion des événements indique comment bloquer ou autoriser globalement les inscriptions pour tous les événements d’un type donné. Les explications qui suivent partent du principe que le type de l’événement que l’on manipule autorise les inscriptions.

La gestion des inscriptions en ligne pour chaque événement créé dans MyGym est optionnelle. Pour activer la gestion des inscriptions à un événement particulier, il suffit de saisir une date dans le champ Échéance d’inscription. Si la date limite d’inscription n’est pas définie à la création de votre événement, vous pouvez la définir après coup en éditant l’événement concerné. Si ce champ est laissé vide, la gestion des inscriptions sera inactive pour cet événement : il n’y aura par exemple pas les boutons pour s’inscrire personnellement, inscrire des membres ou encore inviter les membres à s’inscrire sur la page de détail de l’événement. L’événement sera mentionné dans l’agenda, mais vos membres ne pourront pas s’y inscrire.

Une fois l’échéance d’inscription passée, vos membres ne pourront plus s’inscrire en ligne. Ils devront passer par vous s’ils souhaitent s’inscrire hors-délai. En tant qu’administrateur, vous pouvez continuer à inscrire des membres après l’échéance formelle donnée pour l’événement.

Inviter les membres à s’inscire à un événement

Afin de pouvoir gérer les inscriptions en ligne aux événements, il est souvent indispensable de demander explicitement à vos membres de s’inscrire à chaque compétition, production, etc.

Pour faciliter la démarche de récolte des inscriptions, il est possible de créer une notification avec un message qui inclut un lien d’inscription personnalisé pour chaque destinataire. Ainsi chaque membre n’aura qu’à cliquer sur un lien dans le courriel qu’il reçoit pour afficher son propre formulaire d’inscription à l’événement concerné. Le formulaire d’inscription ressemble à ceci :

Utilisez le filtre sur le statut d’inscription pour ne pas inviter des membres déjà inscrits

Les filtres associés à chaque notification permettent de filtrer les destinataires en fonction de leur statut d’inscription. Il est vivement recommandé de régler ce filtre sur non inscrit (n’a pas répondu) pour toutes vos notifications servant à inviter des membres. Ainsi, si des membres se sont inscrits avant votre invitation, ils ne reçoivent pas un courriel inutile. De plus, si vos membres reçoivent un courriel d’invitation alors qu’ils sont déjà inscrits, ils risquent de penser qu’il y a un problème avec leur inscription.

Inviter par courriel en laissant MyGym créer le message d’invitation

En pratique, il est recommandé de laisser MyGym créer pour vous le message d’invitation à s’inscrire. Pour cela vous avez deux options décrites ci-après.

Vous pouvez opter pour la création et l’envoi complètement automatiques d’un message type d’invitation à tous les membres concernés par l’événement. Cela se fait par la page de détail de l’événement, en cliquant sur le bouton . Cette action va créer une nouvelle notification associée à votre événement et directement envoyer le message à tous les membres concernés en fonction des rôles et étiquettes associés à l’événement.

Si vous désirez personnaliser le message d’invitation à s’inscrire, ou les destinataires de ce message, vous pouvez utiliser le modèle approprié proposé dans les modèles de notifications. Depuis la page de détail de l’événement, utilisez le menu déroulant du bouton en pressant sur la petite flèche à droite, comme illustré ci-dessous :

Dans le menu qui apparaît, sélectionnez le modèle d’invitation à s’inscrire. Vous aurez ainsi un point de départ que vous pouvez modifier selon vos goûts. La seule chose à préserver est la balise {%make_registration_link_for_recipient%}, sans quoi le lien vers le formulaire d’inscription en ligne n’apparaîtra pas dans votre message. Attention, vous devez encore enregistrer le message quand vous avez terminé les modifications, puis l’envoyer.

Inviter par courriel en rédigeant le message soi-même

S’il est possible de laisser MyGym créer des invitations à s’inscrire aux événements que vous proposez, il est aussi possible de créer le message d’invitation soi-même. L’essentiel est de s’assurer que votre message contiendra un lien que chaque membre n’aura qu’à cliquer pour accéder à son propre formulaire d’inscription en ligne.

Le lien d’inscription personnalisé se génère simplement en insérant la balise {%make_registration_link_for_recipient%} dans votre message. Le rendu de cette balise peut être personnalisé pour afficher le texte de votre choix à l’aide d’un argument :

Cette balise :
affichera un lien qui ressemble à ceci :
{%make_registration_link_for_recipient "Merci de t’inscrire maintenant !"%}
Même si le texte du lien ne varie pas dans le l’exemple ci-dessus, le lien pointé pour accéder au formulaire d’inscription est différent pour chaque destinataire. C’est le rôle de la balise {%make_registration_link_for_recipient%} de générer pour vous un lien approprié pour chaque courriel envoyé.
Un message plus complet pourrait ressembler à l’exemple ci-dessous. Les balises ont été mises en gras pour les mettre en évidence. D’autres balises sont utilisées pour injecter simplement du contenu contextuel et nous éviter d’écrire explicitement les choses :
Le rendu final de ce message ressemblera à ceci :

Salut {{recipient.first_name}},

Les inscriptions pour la compétition ci-dessous sont ouvertes :

Compétition : {%make_event_link_for_recipient event.title%}
Date et heure : {{event.start_to_end_display}}
Lieu : {{event.location_and_venue}}
Date limite d’inscription : {{event.registration_deadline}}

{%make_registration_link_for_recipient 'Merci de t’inscrire maintenant !'%}

Salut ,

Les inscriptions pour la compétition ci-dessous sont ouvertes :

Compétition : Représentation gymnique de la Gym-Sport Porrentruy 2017
Date et heure : 4 mars 2017 de 09:00 à 23:00
Lieu : Porrentruy, salle de l'Inter
Date limite d’inscription : 18 novembre 2016

Merci de t’inscrire maintenant !

Toutes les variables entre double accolades sont remplacées par leur contenu effectif qui varie en fonction du contexte. Par exemple {{recipient.first_name}} et {{event.start_to_end_display}} ont été remplacés par le prénom du destinataire, respectivement un affichage des heures de début et de fin de l’événement.
Afin de faciliter la saisie, il existe un modèle pour insérer une liste à puce avec les détails de l'événement :
Les détails de l'événement sont affichés comme ceci :
{%include 'event_details.html'%}

Pour plus d’information sur les balises, prière de voir la documentation générale au sujet des messages dynamiques.

Sans courriel

Naturellement, vous pouvez également dire de vive voix à vos membres de consulter le site pour s’inscrire aux événements proposés. Il y a des liens d’inscription symbolisés par cet icône un peu partout  sur la page d’agenda et dans les listes d’événements. Finalement, sur la page de détail de chaque événement pour lequel il est possible de s’inscrire, vous trouvez un bouton .

Relance pour l’inscription à un événement

Beaucoup de gens, faute de pouvoir répondre de suite à votre invitation, vont oublier d’y donner suite. Les relances sont donc souvent un passage obligé pour boucler vos inscriptions.

Si vous avez utilisé un message automatique de MyGym pour inviter vos membres, il vous suffit de cliquer sur le bouton pour n’envoyer votre relance qu’aux membres n’ayant pas encore répondu pour l’inscription à l’événement en question. Si vous avez créé votre propre notification pour inviter vos membres, veuillez vérifier que le filtre sur le statut d’inscription est bien réglé sur sur non inscrit (n’a pas répondu) avant de cliquer sur le bouton d’envoi.

Les filtres associés à chaque notification permettent de filtrer les destinataires en fonction de leur statut d’inscription. Les messages d’invitation générés automatiquement par MyGym jouent sur ce filtre en le réglant sur non inscrit (n’a pas répondu). Cela vous permet d’envoyer d’un seul clic une relance aux membres qui ne se sont pas encore inscrits.

Envoyer une nouvelle fois un message d’invitation à un événement est la solution la plus rapide pour lancer un rappel à vos membres. Un clic suffit. Toutefois, si vous aviez écrit un long message truffé d’informations, vous souhaiterez peut-être utiliser un message de rappel plus bref, où le lien d’inscription apparaît de façon plus proéminente. MyGym propose un modèle de message pour les relances aux membres non inscrits. Depuis la page de détail de l’événement, utilisez le menu déroulant du bouton en pressant sur la petite flèche à droite, comme illustré ci-dessous :

Pour l’envoi de la première relance avec cette notification dédiée, il suffit de cliquer sur le bouton ; une fois que vous aurez adapté le message à vos souhaits et enregistré celui-ci.

Il ne faut pas créer une notification par relance, mais envoyer plusieurs fois la notification de relance !

Vous pouvez envoyer autant de relances que nécessaire, il suffit pour chaque nouvelle relance de presser le bouton . Il est donc inutile et contre-productif de créer une nouvelle notification pour chaque relance. Si vous multipliez les invitations - ou messages spécifiques de relance -, les personnes qui ont été relancées, ainsi que vous-même, verrez plusieurs fois le même message sur la plateforme. Cela pollue le contenu de votre plateforme avec des informations dupliquées (donc inutiles) et altère la lisibilité de votre site.

Gérer les absences de vos membres

Indépendamment de la gestion des inscriptions en ligne pour certains événements, il est possible pour l’administrateur de tracer les absences des membres pour tout événement. Cette fonctionnalité est disponible dès que le type d’événement accepte l’inscription en ligne, même si vous n’avez pas activé celle-ci (c’est-à-dire que vous n’avez pas saisi l’échéance d’inscription pour cet événement).

Pour annoncer une absence, il faut se rendre sur la page de détail de l’événement et cliquer sur le bouton . Le formulaire proposé permet de sélectionner le nom d’un ou plusieurs membres qui sont ou seront absents. Les membres ne peuvent toutefois pas remplir le formulaire eux-mêmes.

MyGym ne propose pas de contrôle global des présences, mais vous pourrez retrouver les absences d’un membre en consultant sa page de profil.

Gérer les plages horaire d’un événement

Certains types d’événement qui acceptent des inscriptions peuvent gérer des plages horaires associées à ceux-ci.

Ces types d’événement proposent la création automatique de plages horaires lors de leur création grâce à l’option Créer des plages horaire avec les paramètres par défaut. Il faut alors faire attention à donner une heure de début et une heure de fin réaliste pour votre événement, sinon vos plages horaires seront en partie inappropriées. Si l’option Créer des plages horaire avec les paramètres par défaut est active, la durée, le chevauchement et les éventuelles pauses entre certaines plages horaires sont gérées avec des valeurs par défaut définies par MyGym lorsque vous confirmez la création de votre événement.

Les plages horaires peuvent aussi être créées ou régénérées après coup à l’aide du bouton sur la page de détail de l’événement. Un choix de formulaires apparaît alors (un formulaire par onglet) pour vous permettre de générer des plages horaire en fonction de vos paramètres. Attention, une fois que des membres sont inscrits à l’événement, il n’est plus possible de modifier les plages horaire, pour ne pas remettre en cause les inscriptions existantes.

MyGym ne met pas à jour automatiquement les plages horaire si vous modifiez après coup l’heure de départ ou de fin de votre événement. Dans un premier temps, les plages horaire qui ne recoupent pas la plage de l’événement sont simplement masquées et aucune heure de début ou fin de plage n’est modifiée. C’est à vous de confirmer que les plages horaire doivent être régénérées ave le bouton susmentionné. Ce comportement permet de préserver toutes les disponibilités déjà enregistrées en cas de changement d’horaire tardif. Ceci évite en principe de demander à vos membres de s’inscrire à nouveau.

Dans l’éventualité où vous ne parviendriez pas à créer exactement les plages horaire dont vous avez besoin, sachez qu’il est possible de supprimer des plages directement depuis l’onglet Disponibilités affiché en dessous du formulaire de création des plages. Il suffit d’utiliser le bouton pour effacer une éventuelle plage surnuméraire. Pour ajuster plus finement vos plages horaire créées à l’aide de l’assistant, vous pouvez également visiter l’interface d’administration. Là, la barre de filtre chronologique et le champ de recherche (par nom d’événement) au-dessus de la liste vous permettent d’identifier rapidement les plages horaire de votre événement.

Lorsque des plages horaire sont associées à un événement, certaines inscriptions peuvent alors proposer aux membres qui s’inscrivent la saisie de leurs disponibilités. De plus, sur la page de détail de l’événement en question, un onglet Disponibilités apparaît. Sous cet onglet, vous avez un récapitulatif des disponibilités par plage horaire et une matrice complète des disponibilités annoncées par vos membres. Un planning peut ainsi facilement être établi.

Certains types d’événement, par exemple les séances, ne gèrent pas du tout les plages horaire. Vous ne trouverez donc aucune option pour créer des plages horaire sur ceux-ci.

Créer un planning à partir des disponibilités de vos membres

Si vous avez associé des plages horaire à un événement, vous pourrez alors vous servir des disponibilités données par vos membres au moment de leur inscription en ligne pour établir facilement un planning.

Sur la page de détail de l’événement vous pouvez consulter les disponibilités de chaque participant via l’onglet Disponibilités. Toutefois, comme ceux-ci peuvent s’être inscrits pour divers rôles (par exemple juge et moniteur), qu’ils peuvent avoir indiqué plusieurs plages horaire durant lesquelles ils sont disponibles et qu’il peut y avoir beaucoup d’inscrits, la réalisation du planning peut s’avérer délicate.

Pour résoudre les difficultés d’établissement du planning, un petit outil de création de planning est proposé via le bouton des membres de la page de détail de l’événement concerné. Cet outil vous permet d’établir un planning pour chaque rôle si l’événement gère des rôles distincts (juge, moniteurs) avec des contraintes sur le nombre maximum de personnes désirées pour chaque plage horaire et le nombre maximum de plages horaire pour une personne donnée. Le bouton vous donnera alors un planning qui respecte les contraintes mentionnées précédemment.

La version optimisée de la matrice de disponibilité vous donne les garanties suivantes :

  • elle respecte les contraintes données dans le formulaire pour les rôles sélectionnés
  • si vous réalisez des plannings séparés pour chaque rôle
    • un membre ne devra pas fonctionner pour deux rôles distincts pendant la même plage horaire au moment du cumul des plannings (les conflits de plages horaire sont résolus globalement, même si le planning ne concerne qu’un seul rôle)
    • un membre pourra toutefois être sollicité plus de fois que le nombre maximum de plages horaire autorisées pour un membre au moment du cumul des plannings
  • les derniers inscrits sont assignés en priorité sur le planning, ce qui donne un avantage aux premiers inscrits si vous avez plus de monde que nécessaire (récompense pour la réactivité)
  • les personnes ayant donné le moins de disponibilités sont assignées en priorité sur le planning, ce qui donne un avantage aux personnes flexibles si vous avez plus de monde que nécessaire (récompense pour la flexibilité)

Configurer les options d’inscription

Lorsque vous créer un événement et que vous autorisez les inscriptions en ligne pour celui-ci, il est possible de sélectionner des options que vos membres doivent choisir lorsqu’ils confirment leur participation. En d’autres termes, vous pouvez poser des questions à vos membres via leur inscription.

Pour créer une option d’inscription - ou une question à poser à vos membres - il faut créer un nouveau groupe d’étiquettes depuis l’interface d’administration. Chaque groupe propose deux attributs pour indiquer qu’il gère une collection de réponses à choix pour les inscriptions de vos membres. Ces attributs sont est une option d'inscription et est une option d'inscription pour le rôle. Chaque groupe possédant au moins un de ces attributs permet de poser une question et chaque étiquette du groupe est une réponse possible pour cette question.

Un groupe d’étiquettes avec l’attribut est une option d'inscription représente une question qui peut être posée à chaque membre indépendamment de son rôle alors que l’attribut est une option d'inscription pour le rôle représente une question qui ne peut⁻être posée qu’aux membres possédant le rôle sélectionné.

Ce système d’options d’inscription permet de poser n’importe quelle question fermée (càd avec une liste à choix fixe de réponse possibles) à vos membres lorsqu’ils s’inscrivent à un événement. Lorsque vous exportez les inscriptions d’un événement, une colonne par option est générée dans le fichier Excel produit.

Limitations
Dans la version actuelle, MyGym exige une réponse à chaque question à choix et il n’est pas encore possible de donner plusieurs réponses à une question.

Example n°1 : demander à chaque membre s’il prendra part au repas qui suivra l’assemblée générale

  1. créez une option d’inscription Prend part au repas avec un nouveau groupe d’étiquettes
  2. activez l’attribut est une option d'inscription
  3. dans les étiquettes proposées dans ce groupe (au fond de la page), saisir trois choix de réponses possibles : oui, avec viande, oui, végétarien et non
  4. vous pouvez donner une clé de tri numérique pour chaque étiquette du groupe, ce qui permet de définir dans quel ordre vous voulez présenter les choix de réponse lorsque l’ordre alphabétique n’est pas souhaité
  5. enregistrer le groupe d’étiquettes
  6. créez une nouvelle activité pour membres que vous pouvez nommer Assemblée générale
  7. n’oubliez pas de donner une échéance d’inscription pour autoriser les inscriptions en ligne à cette assemblée
  8. dans le champ Options d’inscription, sélectionnez l’option Prend part au repas créée précédemment
  9. enregistrez votre événement une fois que tous les champs requis sont remplis

Les membres qui s’inscrivent à cette assemblée devront indiquer s’il prennent part au repas et, le cas échéant, indiquer s’ils veulent un menu avec viande ou un menu végétarien.

Example n°2 : demander la catégorie d’un gymnaste ou le brevet d’un juge lorsqu’il s’inscrit à un concours aux agrès

  1. créez une option d’inscription Catégorie agrès avec un nouveau groupe d’étiquettes
  2. sélectionnez le rôle gymnaste pour l’attribut est une option d'inscription pour le rôle
  3. dans les étiquettes proposées dans ce groupe (au fond de la page), ajouter les différentes catégories agrès C1, C2 etc., elles représentent les réponses possibles lorsque vous demandez la catégorie dans laquelle votre gymnaste veux concourir
  4. enregistrer le groupe d’étiquettes
  5. créez une deuxième option d’inscription Brevet de juge agrès avec un deuxième nouveau groupe d’étiquettes
  6. sélectionnez le rôle juge pour l’attribut est une option d'inscription pour le rôle
  7. dans les étiquettes proposées dans ce groupe (au fond de la page), ajouter deux entrées B1 et B2, elles représentent les réponses possibles lorsque vous demandez le brevet avec lequel votre juge peut ou veut juger
  8. enregistrer le groupe d’étiquettes
  9. créez une nouvelle compétition
  10. n’oubliez pas de donner une échéance d’inscription pour autoriser les inscriptions en ligne à cette compétition
  11. dans le champ Options d’inscription, sélectionnez vos deux options à choix Catégorie agrès et Brevet de juge agrès créées précédemment
  12. enregistrez votre événement une fois que tous les champs requis sont remplis

Les membres qui s’inscrivent à cette compétition devront répondre à vos question en fonction de leur rôle :

  • les gymnastes doivent indiquer la catégorie dans laquelle ils souhaitent concourir
  • les moniteurs n’ont pas d’option d’inscription qui les concerne, il ne réponde à aucune question
  • les juges doivent indiquer le brevet de juge qu’ils possèdent, respectivement celui avec lequel ils souhaitent juger
  • Illustration du résultat obtenu :
    Ce que vous voyez lorsque vous créer une nouvelle compétition, seules les options sélectionnées seront demandées à vos membres lors de leur inscription.
    Ce que le gymnaste voit lorsqu’il s’inscrit à cette compétition.
    Ce que le juge voit lorsqu’il s’inscrit à cette compétition.
Liens entre étiquettes d’événement et étiquettes pour les options d’inscription

Si un événement possède des étiquettes qui se recoupent avec des options d’inscription, seules les options d’inscription qui figurent dans les étiquettes de l’événement seront disponibles lors de l’inscription.

Ainsi, si un concours aux agrès possède les étiquettes C5, C6, C7 et CD/H du groupe Catégories agrès et qu’il propose le groupe d’étiquettes Catégories agrès comme option d’inscription pour les gymnastes, ceux-ci ne pourront choisir que l’une des catégories proposées par le concours et non pas n’importe quelle catégorie du groupe Catégories agrès.

Les membres peuvent répondre aux inscriptions indépendamment de leurs étiquettes propres

Si une inscription demande un étiquette de catégorie agrès à chaque gymnaste (cf. exemple ci-dessus), le gymnaste est libre d’utiliser l’étiquette C4 même si la seule étiquette qu’il possède est l’étiquette C3. Cela évite d’avoir des blocages lorsque vous avez oublié de mettre à jour la catégorie de votre gymnaste ou si le gymnaste souhaite changer de catégorie.

Le fait de sélectionner une étiquette qu’il ne possède pas lors de son inscription, n’associe pas cette étiquette au gymnaste qui réalise l’inscription.

Gestion des membres

Configurer les rôles des membres

Dans MyGym chaque membre de votre club possède un ou plusieurs rôles. Les libellés originaux des différents rôles gérés par MyGym peuvent être personnalisés pour s'adapter à votre sport. Par exemple, si vous administrez un club de football, vous voudrez probablement renommer le rôle de gymnaste en joueur, le rôle de moniteur en entraîneur ou encore le rôle de juge en arbitre.

Pour ajuster les libellés des rôles des membres pour votre plateforme, rendez-vous dans la partie administrative, plus précisément dans la liste des rôles de membre. A partir de cette liste vous pouvez ajuster le libellé de chacun des rôles géré par MyGym.

Il n'est pas possible de créer des nouveaux rôles. Pour classifier les membres selon des critères variables, vous devez utiliser des étiquettes.

Importer des membres

Si vous utilisez un tableur (comme Microsoft Excel, LibreOffice Calc, etc.) pour gérer votre liste de membres, vous pouvez aisément importer vos membres dans MyGym.

Pour importer des membres allez sur la page des Membres, puis cliquez sur le bouton Importer des membres.

Par défaut l'optiom Simuler l'import est active. Lorsque la simulation est active l'outil produit un rapport de ce qui se passera lors de l'import réel. Il est très important de bien vérifier le contenu du rapport d'importation pour éviter d'importer une mauvaise liste de membres, générer des doublons, etc.

Une fois que vous ête satisfait du rapport de simulation d'import - après quelques ajustements de vos membres dans MyGym et/ou quelques ajustements de la liste à importer -, désactivez l'optiom Simuler l'import avant de cliquez à nouveau sur le bouton Importer des membres.

La page d’import donne des explications sur la démarche à suivre pour convertir votre fichier Excel, Calc, etc. dans un format que MyGym saura traiter. Cette page donne aussi des indications sur les noms des colonnes à utiliser dans votre liste de membres.

Ajouter un membre

Depuis la vue des Membres il faut cliquer sur le bouton Ajouter un membre.

Accéder au profil d’un membre

Pour accéder à la page de profil il faut se rendre sur la page des Membres, puis cliquer sur l’identifiant du membre dans la première colonne (celle avec le libellé ID).

Le lien de chaque identifiant de membre vous emmène sur la page de profil correspondante. Chaque page de profil donne un aperçu des droits d’administration, des rôles, du statut, des coordonnées, de la fréquentation aux événements, des biens ou encore des options de notifications automatiques.

Si les coordonnées du membre sont éditables directement sur cette page, d’autres propriétés avancées nécessitent l’emploi des boutons de la barre d’outils. Par exemple, le bouton permet d’éditer les rôles ou la date de démission du membre via l’interface d’administration.

Changer les rôles d’un membre

Afin d’éditer les rôles d’un membre il faut utiliser l’interface d’administration de MyGym.

Depuis la vue des Membres vous avez accès à l’édition de chaque membre via l’interface d’administration grâce au bouton d’édition se trouvant dans la dernière colonne.

Sur la page d’édition des détails de votre membre, il suffit de sélectionner le ou les rôles désirés dans le champs Rôles. Maintenez appuyé Ctrl, ou Commande (touche pomme) sur un Mac, pour en sélectionner plusieurs. N’oubliez pas d’enregistrer vos modifications à l’aide du bouton au fond de la page.

Notez qu’un bouton d’édition du membre via l’interface d’administration est également disponible dans la barre d’outils de la page de profil de chacun de vos membres.

Gérer les étiquettes des membres

Afin de faciliter la gestion des étiquettes de l’ensemble de vos membres, un outil de gestion est disponible via la page des Membres. Il faut cliquer sur le bouton Gérer les étiquettes pour y accéder.

Si aucune étiquette n’est disponible il faut utiliser le bouton Éditer la liste des étiquettes dans la barre d’outils de la page.

Le premier formulaire permet de filtrer les membres. Il impacte à la fois le contenu du deuxième formulaire d’assignation d’étiquettes et l’aperçu de la liste de vos membres. Il permet donc de sélectionner rapidement les membres dont vous voulez éditer les étiquettes - par exemple pour ne sélectionner que les garçons - et de voir l’état actuel de ces membres dans la liste au bas de la page.

Le second formulaire permet de faire les mutations de vos membres. Il suffit de sélectionner les membres désirés en vous aidant du filtre comme indiqué ci-dessus, ou en tapant une partie du nom ou prénom pour trouver la personne qui vous intéresse. Vous indiquez ensuite les étiquettes concernées et, finalement, vous indiquez comment vous souhaitez combiner les étiquettes sélectionnées avec les attributs existants des membres à impacter.

Astuce : pour enlever toutes les étiquettes associées à un membre, nul besoin de de sélectionner toutes celles qu’il possède, il suffit de laisser le champ vide et d’utiliser le mode d’assignation qui remplace la liste actuelle.

Désactiver un membre qui a démissionné

Lorsqu’un membre démissionne, il ne doit pas être effacé du système, mais simplement désactivé. Le fait de désactiver un membre au lieu de l’effacer permet de conserver l’historique de ses inscriptions et de ses notifications. Cela évite de devoir détruire des inscriptions à des concours auxquels le membre a bel et bien participé, etc.

Pour désactiver un membre il faut accéder à sa page de profil en utilisant la page des Membres et en cliquant sur l’identifiant du membre dans la première colonne (celle avec le libellé ID).

Une fois sur la page de profil du membre démissionnaire, il faut utiliser le bouton Désactiver ce membre. Le membre peut être réactivé à tout moment avec le bouton Activer ce membre.

Il n’est pas possible de désactiver son propre profil.

Les membres inactifs ne s’affichent plus sur la page des membres actifs, ils ne reçoivent plus les notifications (même en cas d’envoi d’une relance par courriel) et ils ne peuvent plus se connecter au site.

NB: Les membres peuvent également démissionner par eux-mêmes depuis la plateforme MyGym en utilisant leur page de profil.

Gestion des utilisateurs de MyGym

Donner un accès à une personne non-membre

Il est parfois utile de donner un accès à votre site MyGym à des personnes tierces qui ne sont pas véritablement membres de votre groupe ou club. Cela peut notamment être le cas pour certaines tâches administratives : secrétariat, trésorerie, mise en ligne de photos par des proches ou fans du club, etc.

Depuis la la vue détaillée des membres vous avez accès à un bouton Ajouter un utilisateur non-membre qui vous permet de créer un nouvel utilisateur. Une fois l’utilisateur créé, vous serez redirigé sur la page d’assignation des privilèges de ce nouvel utilisateur. Dans le formulaire cochez les privilèges que vous souhaitez accorder au nouvel utilisateur puis enregistrez le formulaire.

Il existe une page listant les utilisateurs non-membres de votre club ayant accès à votre site. Les utilisateurs pour le secrétariat figurent dans cette liste (seulement ceux qui ne sont pas de véritables membres). Le bouton de suppression dans la dernière colonne () vous permet de supprimer un caissier ou un secrétaire qui aurait quitté son poste.

Nommer un nouvel administrateur ou révoquer un administrateur existant

Dans MyGym vous pouvez déléguer certaines tâches administratives sur la plateforme web à plusieurs personnes. Cela se fait en octroyant un ou plusieurs privilèges d’administrateur aux personnes qui doivent vous épauler. Il est possible de donner des droits d'administration à des personnes qui ne sont pas formellement administratrices dans l’organigramme de votre club.

Pour donner ou retirer des droits d’administrateur à un membre il faut accéder à sa page de profil en utilisant la page des Membres et en cliquant sur l’identifiant du membre dans la première colonne (celle avec le libellé ID).

Une fois sur la page de profil du membre, il faut utiliser le bouton Assigner les privilègespour accéder à l’édition des privilèges du membre. À l'aide du formulaire qui s'affiche, vous pouvez choisir les privilèges que vous souhaitez accorder ou retirer à ce membre.

La section sur les administrateurs de l’application décrit les différents types d’administrateurs disponibles. La section Droits d'accès des utilisateurs donne des indications sur les droits des différents utilisateurs.

Vous pouvez vérifier en tout temps la liste de toutes les personnes ayant des droits d'administration sur votre plateforme via la liste des administrateurs de MyGym et secrétaires de votre club.

Il ne faut jamais partager un mot de passe personnel avec qui que ce soit, sous aucun prétexte. Aucune exception ! Si vous voulez déléguer des tâches, donner un rôle d’administrateur aux personnes concernées, ne leur donner pas votre login !

Il est recommandé d’avoir un minimum d’administrateurs. Il faut trouver l'équilibre pour une collaboration efficace qui vous permette de déléguer les tâches sans générer des problèmes de double saisie. Si vous autorisez trop de personnes à créer des événements ou enregistrer des nouveaux membres, vous risquez d’avoir des problèmes de communication et donc des doublons, etc.

Si un administrateur de la plateforme doit gérer les démissions et donc en être informé, il faut envisager de lui ajouter la fonction de secrétaire.

Gestion du secrétariat

Il existe un statut particulier d’utilisateur pour le secrétariat qui donne des accès additionnels pour accomplir certaines tâches administratives au sein du club.

Les utilisateurs ayant ce statut peuvent se connecter au site et consulter tout ce qui est utile pour la gestion du secrétariat : vue détaillée des membres (avec détails personnels comme l’adresse complète), liste des inscriptions de chaque membre (utile pour la facturation). Ils ne peuvent rien créer ou éditer sur le site, leurs prérogatives se limitent à la consultation d’informations. Ces utilisateurs, s’ils ne sont pas membres du club en parallèle, ne peuvent pas consulter les notifications.

Lien avec la gestion des démissions

Tous les utilisateurs annoncés comme faisant partie du secrétariat sur la plateforme sont en copie des tous les courriels de démission envoyés depuis MyGym. Cela assure que les éventuelles tâches administratives hors de la plateforme puissent être traitées comme il se doit.

Donner des autorisations pour le secrétariat à un membre

Pour donner ou retirer des droits de secrétariat à un membre il faut accéder à sa page de profil en utilisant la page des Membres et en cliquant sur l’identifiant du membre dans la première colonne (celle avec le libellé ID).

Une fois sur la page de profil du membre, il faut utiliser le bouton Assigner les privilègespour accéder à l’édition des privilèges du membre. Dans le formulaire cochez ou décochez la case Est un membre du secrétariat puis enregistrez le formulaire.

Donner un accès à une personne non-membre pour le secrétariat

Suivez les indications pour donner un accès à un utilisateur qui n'est pas membre de votre club. Une fois redirigé sur la page d’assignation des privilèges de ce nouvel utilisateur, cochez la case Est un membre du secrétariat puis enregistrez le formulaire.

Gestion des événements

Configurer la gestion des événements

Chaque événement inscrit dans MyGym est caractérisé par un type : concours, entraînement, production, etc. La navigation dans les événements sur le site MyGym est structurée autour des différents types d’événement.

L’édition des propriétés de chaque type d’événement se fait via la partie administrative du site MyGym.

Chaque type d’événement définit les rôles des membres qui sont concernés par les événements de ce type. De la même manière, chaque type d’événement indique les rôles des membres qui peuvent s’inscrire aux événements qui y sont associés.

Par défaut tous les types d’événement acceptent des inscriptions pour au moins un rôle. Toutefois, il est possible de désactiver complètement ou partiellement les inscriptions pour chaque type d’événement. Vous pouvez par exemple désactiver complètement les inscriptions pour les séances. Vous pouvez également autoriser l’inscription des moniteurs aux entraînements, mais refuser l’inscription des gymnastes. Cela permet de faire facilement le planning des présences des moniteurs sans imposer l’inscription explicite de chaque gymnaste à chaque entraînement. Il faut donc adapter la configuration à votre manière de travailler.

Chaque type d’événements a une option Est public. Lorsque l’option est activée, tous les événements de ce type seront affichés dans l’agenda public (agenda accessible aux non-membres). De plus, tous les événements publics s’affichent automatiquement dans les agendas de tous les membres.

Il est possible de ne rendre aucun type d’événement public. Cela implique que l’agenda accessible au public sera vide.

Afin de ne pas complexifier inutilement la navigation, il est possible de désactiver certains types d’événement.

Par exemple, si votre club ne participe à aucune production et que vous n’organisez ou ne participez à aucun camp avec vos athlètes, vous pouvez désactiver l’option Est actif de ces deux types d’événement. Le contenu de la page des événements sera réduit en conséquence.

Si vous modifiez a fortiori cette option alors que des événements existaient déjà, ils seront masqués partout dans l’application, y compris dans l’agenda. Ils ne sont pas perdus, simplement indisponibles tant que le type d’événement concerné est inactif.

Confirmer ou annuler un événement

Il arrive que la tenue d’un événement dépende de facteurs externes tels que le nombre de participants ou la météo. Dans ce cas, pour signaler l’événement à vos membres afin qu’ils réservent la date tout en signalant que la date n’est pas certaine, il est possible d’indiquer que l’événement doit encore être confirmé.

Parfois il s’avère nécessaire d’annuler un événement. Pour ne pas semer le trouble, il est préférable de l’annuler plutôt que de l’effacer. Ainsi les informations concernant cet événement restent disponibles sur le site à titre informatif, tout en indiquant clairement que l’événement est annulé. Les événements annulés disparaissent des flux d’agenda fournis par MyGym (liens iCalendar).

Pour annuler ou confirmer un événement il faut éditer celui-ci depuis l’interface d’administration via l’un des nombreux boutons d’édition d’événement signalé par l’icone . Ces boutons sont accessibles dans la dernière colonne des listes d’événements et sur la page de détail de chaque événement. Sur la page d’édition de l’événement de l’interface d’administration, il faut simplement changer la valeur du champ Statut en confirmé ou annulé. N’oubliez pas d’enregistrer vos modifications à l’aide du bouton au fond de la page.

Copier un événement et gérer un événement récurrent

Certains événement similaires se répètent ponctuellement (p. ex. des compétitions) ou sont même récurrents (p. ex. des entraînements). Pour créer un événement à partir d’un événement existant ou gérer la création d’événements récurrents, il est possible d’utiliser la fonction de copie d’événement.

Depuis la page de détail d’un événement, il faut cliquer sur le bouton Copier pour accéder à la page de copie d’événement.

L’onglet Copie unique permet de donner la nouvelle date de l’événement copié. Le système refuse de créer des événement dans le passé.

Pour gérer la création d’événements récurrents, utilisez l’onglet Copies récurrentes pour définir le nombre de répétitions et l’intervalle entre chacune d’entre elles.

Optionnellement, vous pouvez utiliser l’option de copie des plages horaire, ainsi vous aurez la même distribution de plages horaire dans chaque copie de votre événement.

Lorsque vous copiez un événement, toutes les informations de type « date et heure » sont automatiquement décalées du nombre d’intervalles choisi. Cela inclut les plages horaire créées si vous avez choisi de les copier également.

Les étiquettes associées à l’événement copié sont également associées à chacune des copies.

Gestion des documents

Un gestionnaire de documents est disponible sur votre plateforme MyGym, vous y avez accès par la page Documents. Cette page est le point d’accès au téléchargement par vos membres des documents que vous mettez en ligne. Il vous donne également accès à un outil de téléversement des fichiers pour publier des fichiers sur votre site. Ce gestionnaire propose aussi un aperçu en ligne de certains documents (PDF, vidéo, audio, image).

Lorsque vous mettez en ligne des messages pour vos membres, les éventuelles pièces jointes génèrent automatiquement des documents dans le gestionnaire.

Ne mettez pas en ligne des vidéos brutes

Si vous souhaitez mettre en ligne des vidéos, veuillez consulter la section sur l’optimisation des vidéos. Sans cela votre quotas de stockage sera rapidement insuffisant et vos membres auront de grosses difficultés à lire vos vidéos.

Administrateurs de documents

Un administrateur de documents a des droits pour mettre en ligne des documents et gérer ceux-ci. Un tel administrateur peut éventuellement être un simple utilisateur de la plateforme MyGym sans être un membre du club.

En nommant un administrateur de documents, vous pouvez permettre à quelques-uns de vos membres ou fans de votre club de téléverser des documents, vidéos, photos sur votre site MyGym sans qu’ils puissent interférer avec le reste de l’administration de la plateforme.

Les administrateurs de documents ne peuvent gérer que leurs propres documents. C’est à dire qu’il peuvent toujours ajouter des documents, mais ils ne peuvent modifier ou supprimer que les documents qu’ils ont eux-mêmes mis en ligne. Seul un administrateur complet de la plateforme peut modifier ou supprimer les documents mis en ligne par un autre utilisateur.

Quotas

Votre plateforme MyGym vous impose des restrictions sur le nombre de fichiers (équivalent au nombre de révisions de document) et l’espace disque consommé pour stocker l’ensemble des fichiers mis en ligne. Ces limites sont nécessaires pour limiter les frais d’hébergement de la plateforme.

Votre plateforme est configurée avec les quotas suivants :

Espace disque : 0 octet Nombre de fichiers : Taille max de fichier : 0 octet

Une augmentation de ces quotas peut être obtenue en augmentant votre abonnement au gestionnaire de documents.

Documents et révisions

Un document représente un jeu de différentes révisions d’un fichier mis en ligne sur la plateforme MyGym. Le document fournit un nom et peut donner une description détaillée pour toutes les révisions (un fichier par révision) qu'il contient. Chaque document a un propriétaire (l’utilisateur qui l’a mis en ligne) et est classé dans un dossier. Un document peut avoir des filtres d’accès pour définir qui peut le consulter (i.e. le télécharger). Un document peut être masqué pour les utilisateurs du site.

La notion de révision permet de gérer sous le même nom et la même description plusieurs versions du même document. Un document a toujours au moins une révision, mais peut en avoir autant que souhaitée. Chaque révision accepte un libellé qui complète la description globale du document.

Par exemple, pour tenir compte du fait qu’il y a quelques permutations de gymnastes dans une production, vous pouvez avoir une première révision d’un document pour le programme d’une production à une date donnée et une deuxième révision pour programme modifié de la même production à une date ultérieure. Un autre cas d’emploi des révisions pourrait être de mettre en ligne plusieurs fois la vidéo d’un même spectacle dans des résolutions différentes (haute qualité, faible qualité), avec le nom du spectacle comme nom de document et une révision par fichier vidéo mise en ligne.

Les révision vous permettent à la fois de factoriser la gestion des documents - on écrit une seule fois certaines informations: dossier, nom, description, filtres d’accès - et de conserver l’historique des modifications sur un document.

Le moyen le plus simple pour mettre en ligne une série de nouveaux fichiers est d’utiliser le bouton Téléverser des documents ou révisions sur la page Documents. La page qui s’ouvre vous permet de sélectionner les fichiers à téléverser (c’est-à-dire les fichiers à envoyer sur votre site MyGym depuis votre ordinateur) et de créer à la volée un document avec une révision initiale pour chaque fichier qui a été transmis avec succès. Il est aussi possible de faire l'inverse en créant un seul nouveau document et en lui associant autant de révisions qu'il y a de fichiers téléversés, grâce à l'onglet Créer un document avec multiple révisions de la page de téléversement.

Vous pouvez ajouter une ou plusieurs révisions à un document existant en utilisant l'onglet Créer des révisions sur la page de téléversement mentionnée ci-dessus. Une nouvelle révision sera créée pour chaque fichier mis en ligne.

Alternativement, il est possible manipuler les documents individuellement en passant par l’entrée Documents dans l’interface d’administration de MyGym.

Si vous souhaitez déplacer plusieurs documents dans un dossier particulier, vous pouvez utiliser le bouton Déplacer des documents sur la page Documents. La page qui s’ouvre vous permet de sélectionner les fichiers à déplacer.

Il arrive parfois que l’on crée plusieurs documents avec une seule (ou quelque révisions) et que l’on se rende compte que nous aurions dû n’en faire qu’un seul avec l’ensemble des révisions. Il existe un outil dans l’interface d’administration des documents pour fusionner plusieurs documents ensemble. Après une fusion de documents, seul le plus ancien persiste pour contenir l’ensemble des révisions des documents sélectionnés pour la fusion. Ainsi, toutes les révisions des autre documents fusionnés deviennent la propriété du document le plus ancien et les autres documents sont supprimés. La fusion de documents est accessible à partir de la liste des actions de l’interface d’administration des documents :

Outil de fusion de documents

Gestion des dossiers

Afin de pouvoir classer et filtrer aisément les documents, ceux-ci sont associés à un dossier. Deux dossiers Pièces jointes et Documents sont automatiquement créés par la plateforme MyGym.

Le dossier Pièces jointes est géré automatiquement par la plateforme MyGym lorsque vous créez des notification avec une pièce jointe. Ce dossier ne peut être altéré par personne, même pas un administrateur complet. C’est l’application MyGym qui le gère.

Le dossier Documents est la racine pour tous les dossiers que vous désirez créer. Il n’est pas éditable.

Pour créer de nouveaux dossiers ou gérer l’organisation de vos dossiers existants vous devez utiliser le bouton Gérer les dossiers, ou passer par l’entrée Dossiers dans l’interface d’administration de MyGym.

La page d’administration des dossiers vous permet de créer des nouveaux dossiers. Pour chaque dossier créé vous devez spécifier le dossier parent et son nom. Optionnellement, vous pouvez indiquer une clé de tri. Il s’agit du texte utilisé en priorité pour trier les dossiers. Cette clé de tri peut être utilisée, par exemple, pour trier chronologiquement au lieu d’alphabétiquement des dossiers avec des noms de mois. En utilisant une clé de tri de "01" pour janvier et "04" pour avril, on assure que janvier arrive avant avril dans l’arbre des dossiers. Cette clé de tri peut aussi permettre de distinguer deux dossiers distincts qui porteraient un nom identique.

La page d’administration des dossiers vous permet de changer l’organisation des dossiers par glisser & déplacer avec la souris. Pour cela, cliquez sur la mire (paire de flèche horizontale et verticale) à côté du dossier à déplacer et glisser le dossier sélectionné - en maintenant le clic gauche enfoncé - vers le dossier cible. Lorsque vous relâchez le bouton gauche de la souris votre dossier a changé de place et tous les documents qu’il contient ont un nouvel emplacement.

La suppression d’un dossier entraîne la suppression récursive de l’intégralité de son contenu

Si vous supprimez un dossier, tous les documents et tous les dossiers qu’il contient - ainsi que tous les documents contenus dans ces sous-dossiers - seront supprimés. Avant que la suppression soit effective, une page intermédiaire de confirmation s’affiche et liste l’intégralité des données qui seront supprimées. Prière de lire attentivement la liste des documents qui seront supprimés avant de confirmer votre choix. Cette opération est irréversible ! Vous devrez remettre en ligne vos documents si vous faites une mauvaise manipulation.

Droits d’accès aux documents

Afin d’éviter de devoir donner des permissions spécifiques à chaque membre pour chaque document mis en ligne, la gestion de l’accès se fait via deux filtres déjà disponibles dans MyGym : les rôles ainsi que les étiquettes assignées aux membres.

Seuls les membres qui ont l’un des rôles et l’une des étiquettes assignées à un document peuvent le consulter. C’est à dire que seuls ces membres voient les révisions de ce document sur la page Documents.

Si l’un des filtres est vide (rôle ou étiquette), alors cela revient à ne pas filtrer sur ce critère. Si les deux filtres sont vides, alors tous les utilisateurs du site peuvent voir ledit document, y compris les utilisateur non-membres (p. ex. secrétariat).

Pour des raisons pratiques, les administrateurs de documents voient toujours leur propres documents, même si les filtres d’accès ne les y autorisent pas. Cela permet à un administrateur de document qui n'est pas un gymnaste de consulter un document qu'il met en ligne à l'attention exclusive des membres avec le rôle de gymnaste.

Les permissions d’accès des membres à un document peuvent être définies :

  • au moment du téléversement des fichiers ou après-coup
  • via la page d’administration du document (clic sur le bouton d’édition sur la ligne d’une révision de document sur la page Documents)
  • via le gestionnaire d’étiquettes pour les documents

Un gestionnaire d’étiquettes pour les documents est accessible via le bouton Gérer les étiquettes sur la page Documents. Cet outil permet d’assigner rapidement de nombreuses étiquettes à une sélection de documents.

En plus des filtres d’accès associés à chaque document, on peut masquer un document sur la page Documents à certains utilisateurs en modifiant l'attribut de visibilité.

  • membres : Les documents avec ce niveau de visibilité sont visibles pour tous les utilisateurs authentifiés sur le site, qu'il s'agisse de membres réguliers ou d'administrateurs. Les documents ne sont pas visibles pour le public.
  • public : Les documents avec ce niveau de visibilité sont visibles pour n'importe qui, même les personnes qui ne sont pas connectées au site (accès public). Cette visibilité va de paire avec l'option autoriser le téléchargement public.
  • administrateurs : Les documents avec ce niveau de visibilité ne sont visibles que pour les personnes ayant des droits d’administration sur les documents en question.

Le fait de rendre invisible - pour certains utilisateurs - un document dans la partie frontale n'empêche pas les utilisateurs de télécharger ledit document. Dans ce cas il s'agit d'un partage de document "secret" ; il faut communiquer le lien de téléchargement pour que l'utilisateur puisse y accéder.

Les documents qui ne sont pas visibles pour un utilisateur sont automatiquement exclus lors du téléchargement d'un dossier par cet utilisateur.

Il est possible de partager avec n'importe qui un lien de téléchargement pour un document à l’aide de l’option autoriser le téléchargement public. Lorsque cette option est activée, toute personne ayant le lien de partage du fichier peut télécharger celui-ci sans même être authentifié sur la plateforme. Ce document est visible dans le gestionnaire de documents pour les utilisateurs anonymes du site uniquement si la visibilité est réglée sur public. Sinon, le document est téléchargeable par le public, mais non visible dans le gestionnaire. Le téléchargement public permet par exemple de distribuer le formulaire d’inscription à votre club, un flyer pour un spectacle, etc.

Afin de faciliter la gestion des options de visibilité et autoriser le téléchargement public sur les documents, il existe des outils dans l’interface d’administration des documents pour changer l’une ou l’autre de ces propriétés sur une sélection de fichiers :

Outils de gestion des options de visibilité et d’accès des documents
N’utilisez le téléchargement public que lorsque que c’est utile

Lorsque l’accès à un document est public et qu’il n’est pas caché, les moteurs de recherche (Google, Yahoo, DuckDuckGo, etc.) ont aussi accès à ce fichier, ce qui permet au monde entier de le trouver et de le consulter. Le téléchargement public va donc accroître le trafic vers votre site web ce qui peut le ralentir. Finalement, les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité vous obligent à respecter le cadre légal de la protection des données personnelles. Des photos, vidéos, ou coordonnées de membres ne doivent jamais être rendues publiques sans un consentement exprès.

Document non visible pour le public et autorisation de téléchargement public

Un document dont la visibilité n'est pas destinée au public mais qui autorise le téléchargement public, sera téléchargeable publiquement (c’est-à-dire par n’importe qui possédant le lien), mais ne sera pas affiché dans le gestionnaire de documents.

Exemples de filtres d’accès aux documents

Pour ne rendre disponible un document qu’aux moniteurs, assignez-lui la valeur moniteur au filtre Pour les membres avec le rôle.

Si vous voulez uniquement donner accès aux gymnastes agrès en catégorie C1 :

  1. créez une étiquette C1 appartenant à un groupe d’étiquettes catégories agrès et assignez-là aux membres concernés
  2. sur la page d’édition du document, assigner les filtres suivants :
    1. Pour les membres avec le rôle : gymnaste
    2. Pour les membres impliqués dans les tags catégories : C1

Optimiser les vidéos avant de les mettre en ligne

Les vidéos que vous enregistrez avec votre smartphone, votre GoPro, etc. ne sont pas exploitables directement pour une consultation en ligne sur Internet. En effet, la structure du contenu et la compression de celui-ci ne conviennent pas pour faire de la diffusion en continu (ou streaming) sur Internet. Il ne s’agit pas d’un problème propre à MyGym, même les vidéos que vous mettez en ligne sur des services comme YouTube ou Vimeo sont converties pour être diffusées aux internautes.

Le premier problème réside dans le fait que chaque fichier vidéo contient notamment des informations sur le format de la vidéo qui sont indispensables à la lecture correcte de celle-ci. Hors, il est fort probable que ces informations se trouvent tout à la fin du fichier enregistré par votre smartphone et non au début. Si tel est le cas, le navigateur devra lire l’intégralité du contenu de la vidéo (donc la télécharger intégralement) avant de pouvoir commencer à la jouer. Ce n’est ni pratique pour vos membres, ni pour la serveur qui héberge la vidéo. Pour vos membres cela peut être très long et consommer énormément de données, pour une vidéo dont ils ne vont peut-être visionner que les 10 premières secondes.

Le second problème réside dans le fait que faute de ressources matérielles suffisantes et aussi pour économiser votre batterie, les vidéos sont très faiblement - voire pas du tout - compressées lors de leur prise. Ainsi, à qualité strictement équivalente pour l’oeil, la même vidéo peut peser 100 Mo après sa prise, mais seulement 10 Mo après un traitement que l’on appelle encodage.

Pour palier à ces deux problèmes il vous faut systématiquement convertir (ré-encoder) vos vidéos avant de les téléverser sur votre site MyGym. Si vous avez l’habitude d’utilisez un service comme Youtube, cette étape est automatiquement prise en charge pour vous (dans ce cas c’est aussi pour la vérification des droits d’auteurs), mais l’hébergement de votre site MyGym ne permet tout simplement pas de le faire (les coûts seraient exorbitants). Pour encoder vous-même et de façon adéquates vos vidéos, il vous est vivement recommandé d’utiliser un logiciel nommé HandBrake. Il est open source, 100% gratuit et fonctionne sous Windows, Mac et Linux. Le tutoriel ci-dessous démontre l’utilisation de paramètres convenables pour encoder une vidéo dans le but de la mettre en ligne.

Le tutoriel ci-dessus vous donne une première approche des paramètre de HandBrake. Afin de limiter la taille de vos vidéos au maximum, vous pouvez :

  • Réduire son format, par exemple en utilisant un format 720p pour une source qui a un format original de 1080p.
  • Réduite le nombre d’images par seconde (framerate ou FPS). 30 images par seconde est satisfaisant pour une lecture fluide (ne convient pas pour faire des ralentis sur image). Vous pouvez donc opter pour un encodage qui réduit le FPS initial de 60 en un FPS de 30 dans la plupart des cas.
  • HandBrake propose un paramètre pour régler la vitesse de l’encodage. Un vitesse plus lente donne des fichiers plus petit avec une meilleure qualité de vidéo. Attention, on peut vite tomber dans des durées très longues avec un gain marginal de taille et/ou qualité.

Configuration de MyGym

Configurer les rôles des membres

Dans MyGym chaque membre de votre club possède un ou plusieurs rôles. Les libellés originaux des différents rôles gérés par MyGym peuvent être personnalisés pour s'adapter à votre sport. Par exemple, si vous administrez un club de football, vous voudrez probablement renommer le rôle de gymnaste en joueur, le rôle de moniteur en entraîneur ou encore le rôle de juge en arbitre.

Pour ajuster les libellés des rôles des membres pour votre plateforme, rendez-vous dans la partie administrative, plus précisément dans la liste des rôles de membre. A partir de cette liste vous pouvez ajuster le libellé de chacun des rôles géré par MyGym.

Il n'est pas possible de créer des nouveaux rôles. Pour classifier les membres selon des critères variables, vous devez utiliser des étiquettes.

Nommer un nouvel administrateur ou révoquer un administrateur existant

Dans MyGym vous pouvez déléguer certaines tâches administratives sur la plateforme web à plusieurs personnes. Cela se fait en octroyant un ou plusieurs privilèges d’administrateur aux personnes qui doivent vous épauler. Il est possible de donner des droits d'administration à des personnes qui ne sont pas formellement administratrices dans l’organigramme de votre club.

Pour donner ou retirer des droits d’administrateur à un membre il faut accéder à sa page de profil en utilisant la page des Membres et en cliquant sur l’identifiant du membre dans la première colonne (celle avec le libellé ID).

Une fois sur la page de profil du membre, il faut utiliser le bouton Assigner les privilègespour accéder à l’édition des privilèges du membre. À l'aide du formulaire qui s'affiche, vous pouvez choisir les privilèges que vous souhaitez accorder ou retirer à ce membre.

La section sur les administrateurs de l’application décrit les différents types d’administrateurs disponibles. La section Droits d'accès des utilisateurs donne des indications sur les droits des différents utilisateurs.

Vous pouvez vérifier en tout temps la liste de toutes les personnes ayant des droits d'administration sur votre plateforme via la liste des administrateurs de MyGym et secrétaires de votre club.

Il ne faut jamais partager un mot de passe personnel avec qui que ce soit, sous aucun prétexte. Aucune exception ! Si vous voulez déléguer des tâches, donner un rôle d’administrateur aux personnes concernées, ne leur donner pas votre login !

Il est recommandé d’avoir un minimum d’administrateurs. Il faut trouver l'équilibre pour une collaboration efficace qui vous permette de déléguer les tâches sans générer des problèmes de double saisie. Si vous autorisez trop de personnes à créer des événements ou enregistrer des nouveaux membres, vous risquez d’avoir des problèmes de communication et donc des doublons, etc.

Si un administrateur de la plateforme doit gérer les démissions et donc en être informé, il faut envisager de lui ajouter la fonction de secrétaire.

Configurer la gestion des événements

Chaque événement inscrit dans MyGym est caractérisé par un type : concours, entraînement, production, etc. La navigation dans les événements sur le site MyGym est structurée autour des différents types d’événement.

L’édition des propriétés de chaque type d’événement se fait via la partie administrative du site MyGym.

Chaque type d’événement définit les rôles des membres qui sont concernés par les événements de ce type. De la même manière, chaque type d’événement indique les rôles des membres qui peuvent s’inscrire aux événements qui y sont associés.

Par défaut tous les types d’événement acceptent des inscriptions pour au moins un rôle. Toutefois, il est possible de désactiver complètement ou partiellement les inscriptions pour chaque type d’événement. Vous pouvez par exemple désactiver complètement les inscriptions pour les séances. Vous pouvez également autoriser l’inscription des moniteurs aux entraînements, mais refuser l’inscription des gymnastes. Cela permet de faire facilement le planning des présences des moniteurs sans imposer l’inscription explicite de chaque gymnaste à chaque entraînement. Il faut donc adapter la configuration à votre manière de travailler.

Chaque type d’événements a une option Est public. Lorsque l’option est activée, tous les événements de ce type seront affichés dans l’agenda public (agenda accessible aux non-membres). De plus, tous les événements publics s’affichent automatiquement dans les agendas de tous les membres.

Il est possible de ne rendre aucun type d’événement public. Cela implique que l’agenda accessible au public sera vide.

Afin de ne pas complexifier inutilement la navigation, il est possible de désactiver certains types d’événement.

Par exemple, si votre club ne participe à aucune production et que vous n’organisez ou ne participez à aucun camp avec vos athlètes, vous pouvez désactiver l’option Est actif de ces deux types d’événement. Le contenu de la page des événements sera réduit en conséquence.

Si vous modifiez a fortiori cette option alors que des événements existaient déjà, ils seront masqués partout dans l’application, y compris dans l’agenda. Ils ne sont pas perdus, simplement indisponibles tant que le type d’événement concerné est inactif.

Configurer des étiquettes

Des étiquettes peuvent être associées à chaque membre et chaque événement. Ces étiquettes sont optionnelles tant pour les membres que pour les événements. Les étiquettes sont très utiles pour gérer séparément plusieurs groupes de votre société avec une seule plateforme MyGym. Par exemple, des étiquettes « agrès » et « gym dames » associées à vos événements et membres permettent de distinguer quels événements concernent quels membres si vous avez un groupe de gymnastique aux agrès et un autre groupe de gymnastique et danse.

Les étiquettes associées aux membres sont utilisées pour filtrer les destinataires lors de l’envoi de notifications ou identifier les événements et documents qui les concernent. Dans le cas particulier où un membre ne possède aucune étiquette (information non donnée), il ne sera concerné que par les événements, documents et notifications qui n'ont aucune étiquette.

Les étiquettes associées à un événement permettent de filtrer les membres concernés par celui-ci. Sans étiquette, l’événement concernera tous les membres quelques soient leurs étiquettes respectives.

Une étiquette est essentiellement un libellé qui vous permet de filtrer les membres concernés par un événement ou les destinataires pour un message. Chaque étiquette peut faire partie d’un groupe, mais il n’est pas possible de créer une hiérarchie de ces différents libellés au-delà de cette notion de groupe. En d’autres termes, ils sont tous indépendants, il n’y en a pas un qui peut en impliquer plusieurs autres. Par exemple, si vous créez les libellés : «A» « B » et « A ou B », le libellé « A ou B » ne permettra de filtrer que les membres qui ont exactement ce libellé « A ou B », et non ceux qui ont le libellé « A » ou le libellé « B ».

La création de nouvelles étiquettes se fait via la partie administrative du site MyGym.

Seules les étiquettes sans groupe, celles dont le groupe a au moins l'un des attributs pour classifier les membres ou pour classifier les biens peuvent être assignées à des membres.

L'option pour classifier les biens pour un groupe d'étiquettes indique si les étiquettes de ce groupe représentent des biens appartenant au club et mis à la disposition des membres ou inversement. Par exemple, cela pourrait être un t-shirt ou une veste du club fournie aux membres. Un autre exemple pourrait être un abonnement de transport permettant à certains membres de voyager gratuitement lorsqu'ils se rendent à des compétitions. Il peut également s'agir de matériel tel qu'un véhicule qu'un membre est prêt à prêter ou à louer au club. Les étiquettes des biens personnels sont répertoriées dans une section dédiée de chaque profil de membre. Les étiquettes de ce groupe sont également affichées dans un colone indépendante de la liste détaillée des membres. Cela permet de générer une forme simple d'inventaire via l'exportation de la liste de vos membres.

Seules les étiquettes sans groupe et celles dont le groupe a l’attribut pour classifier les membres peuvent être assignées à des événements.

Attention aux étiquettes de membre trop difficiles à maintenir

La maintenance des étiquettes des membres devrait être aussi aisée que possible. Pour cette raison, il faut faire attention à ne pas trop multiplier les étiquettes.

Les membres ne peuvent pas modifier leurs étiquettes, ce sont les administrateurs qui doivent s’en charger. Il vaut donc mieux éviter d’assigner des étiquettes qui varient trop souvent.

S’il est possible de créer autant de libellés que désiré, il vaut mieux limiter leur nombre si l’on ne veut pas passer son temps à éditer le champ étiquettes de chacun de ses membres. En effet, pour que ces libellés aient un sens et qu’ils vous soient utiles, il faut que chaque membre possède un jeu cohérent de ceux-ci. Cela étant dit, il y a les presque « incontournables » : les étiquettes des disciplines (ou groupes) au sein du club et les étiquettes des catégories au sein de chaque discipline. Il y a aussi les « pratiques » : par exemple une étiquette « nouveau gymnaste » ou « invité » pour garder la trace des membres qui sont en phase d’essai dans un groupe peut s’avérer utile.

Il est possible d’utiliser des étiquettes et des groupes d’étiquettes pour poser des questions aux membres lors de leur inscription à un événement. Voir la documentation y relative.

Afin de pouvoir conserver un jeu d’étiquettes à jour, sans être pollué avec des étiquettes que vous ne voulez plus servir, il est possible de cacher un groupe d’étiquettes. Cela permet de garder intactes vos données existantes (événements, membres, notifications, inscriptions) tout en ne montrant plus les groupes cachés et leurs étiquettes lors de la saisie de nouveaux événements, membres, notifications. Cette solution remplace la suppression pure et simple d’étiquettes, ce qui évite des catastrophes lorsque des centaines d’insciprions, membres ou encore anciens événements utilisent ces groupes d’étiquettes.

La suppression des étiquettes et groupes d'étiquettes est protégée

Pour éviter des pertes de données irréversibles ou des fuites de données involontaires, les groupes d'étiquettes ne sont pas supprimables. Il est juste possible de les masquer.

Pour les mêmes raisons, les étiquettes ne sont supprimables que lorsqu'elles ne sont absolument pas utilisées. Cela explique pourquoi vous pouvez rencontrer un message d'erreur lors d'une tentative de suppression.

Sans ces protections, le fait de supprimer une étiquette utilisée pourrait rendre visible à la plupart de vos membres une notification ou un document qui n'était concerné que par cette seule étiquette (plus de filtre sur l'étiquette). Autre exemple problématique, la suppression d'une étiquette qui identifie une réponse pour une inscription reviendrait à supprimer cette réponse de toutes les inscriptions passées qui s'en servaient.

Chaque groupe d’étiquette à un indicateur pour la classification des discipline. Cet indicateur est uniquement informatif, il permet de comptabiliser les disciplines ou groupes sportifs au sein de votre club. Il est envisagé dans le futur d’utiliser cet indicateur pour ajouter des fonctionnalités à votre plateforme MyGym.

Pour faciliter la gestion des indicateurs caché, est une option d’inscription, etc. des groupes d’étiquettes, il existe des outils dans l’interface d’administration des groupes d’étiquettes pour changer d’un seul coup l’un de ces indicateurs sur une sélection de groupes d’étiquettes :

Outil de gestion des options de visibilité des groupes d’étiquettes
Il est recommandé d’utiliser les étiquettes dans vos événements, notifications et documents

Dès lors que vous définissez des étiquettes, il est vivement recommandé d’utiliser ces étiquettes pour expliciter la discipline, les catégories, etc. de chaque événement et des destinataires pour chaque notification.

En effet, dès que vous souhaitez gérer plusieurs groupes au sein de votre club, vous avez besoin des étiquettes pour compartimenter les informations mises à disposition sur le site. Sans étiquette, tous les membres voient presque tous les événements, messages et documents (seul leur rôle filtre le contenu disponible). Par exemple, les gymnastes du groupe gym & danse voient les messages, l’agenda et les documents adressés à l’équipe de volley junior. S’il n’y a aucun secret dans ces informations, elles polluent inutilement l’information adressée aux membres.

Il peut y avoir des exceptions à cette recommandation, par exemple lors que vous convoquez l’assemblé générale annuelle de votre club. Dans ce cas les étiquettes ne vous aident pas car, par définition, tous les membres sont concernés. En fait, il suffirait d’oublier une étiquette pour commettre une erreur et oublier de convoquer une partie de l’assemblée. Il en va de même pour toute activité qui s’addresse globalement à tous les membres.

Si vous administrez un seul groupe ou une seule discipline avec votre plateforme MyGym, vous pouvez laisser de côté l’emploi des étiquettes.